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一つのメールアドレスを数人で管理する

双子の姉妹

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サーバーにメッセージのコピーを置く設定方法

会社によっては同じメールアドレスを複数の社員で利用している場合があります。

その場合のアウトルック等の設定方法を説明します。

 

 

■推奨する設定方法

そのメールアドレスの管理者を一人決め、その方が使うパソコンの アウトルック にのみ サーバーから削除する 設定をします。

閲覧者のアウトルックには メッセージのコピーを置く 設定のみ行います。

 

ヒゲの男性のアイコン素材

メールの管理者

サーバーにメッセージのコピーを置く
サーバーから削除する 「14」日後
削除済みアイテムから削除されたら、サーバーから削除

女性のシルエットアイコン

メールの閲覧者

サーバーにメッセージのコピーを置く
サーバーから削除する 「 」日後
削除済みアイテムから削除されたら、サーバーから削除

 

■サーバーから削除されるタイミング

よくあるトラブルの一つにサーバーから削除する日数の違いによる、メールが消えてしまうという問題があります。

上記推奨設定のように、管理者のみ削除する設定となっていれば良いのですが、多くの会社はそれぞれの アウトルック にそれぞれ削除する日数が設定されています。

アウトルックのデフォルトが 14日 なのでたいていはその日数なのですが、たまにパソコンに詳しい方が設定を変更してしまいトラブルの原因となります。

下記の状態で、GWなどで長期のお休みがあった場合、Cさんが最初にアウトルックを開くと、Cさんのパソコンがメールを受信した後、直近3日間のメール以外をサーバーから削除してしまいます。

AさんやBさんは3日間分のメールしか確認できないというトラブルの発生です。

 

ヒゲの男性のアイコン素材

Aさん
サーバーから削除する
「14」日後

女性のシルエットアイコン

Bさん
サーバーから削除する
「14」日後

メガネをかけた男性のアイコン素材

Cさん
サーバーから削除する
「3」日後

 

このアウトルックでメールを受信した後、「」日以上前に届いたメールをサーバーから削除する。

とした方が理解しやすいかもしれません。

まあ、トラブルを未然に防ぐためにも、やはり前述した 推奨する設定方法 を行った方が良いかもしれませんね。

 

 

 

 

 

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